Le Système d’information de la chaîne d’approvisionnement clinique est composé des volets suivants : gestion du matériel, comptes créditeurs et gestion de l’entreposage. En mettant en œuvre ce système, nous améliorerons l’efficacité du traitement des commandes, de l’inventaire et des comptes créditeurs. Le système automatisera toutes les étapes de la chaîne d’approvisionnement, des commandes et de la gestion du chariot à la création de bons de commande, ainsi que la réception et la distribution, le traitement des factures et le paiement. Il donnera accès rapidement et facilement aux renseignements essentiels nécessaires pour améliorer les résultats cliniques, administratifs et financiers.

Fonctions du système

• Gestion du matériel
• Comptes créditeurs
• Entreposage
• Commerce électronique
• Création de rapports
• Grand livre
• Liaison automatique avec le système de carrousel de l’entrepôt
• Virements de fonds électroniques

Bénéficiaires

• Les utilisateurs du système de gestion administrative se serviront du nouveau système pour utilisateurs de Windows.
• Les commis à l’approvisionnement se serviront de machines portatives pour faire la liste des stocks à renouveler, plutôt que de faire cela sur papier.
• Le personnel de l’entrepôt se servira de lecteurs de code à barres pour valider les produits et les fournitures sur étagères.
• Le personnel de l’entrepôt se servira de machines portatives pour recevoir, ranger, trouver et envoyer les marchandises.
• Le service des salles d’opération et le service de traitement des fournitures aseptiques créeront dans leurs propres systèmes des demandes électroniques et les enverront automatiquement au Système d’information de la chaîne d’approvisionnement clinique.
• Les utilisateurs pourront combiner des articles stockés et non-stockés sur le même bon de commande.
• Les préposés aux achats pourront combiner sur le même bon de commande des articles appartenant à différents centres de coûts.

Avantages sur le plan clinique
Le système réduira les risques que courent les patients, en limitant les ruptures de stocks grâce à une meilleure précision en ce qui concerne l’inventaire :

• Il permettra d’accélérer le processus de rappel grâce au suivi de l’inventaire et au repérage des numéros de lot.
• Il permettra de réduire l’utilisation de produits périmés grâce aux méthodes du « premier expiré, premier sorti » et du « premier entré, premier sorti ».
• Il permettra de réduire les erreurs de saisie de données grâce à l’utilisation de machine portatives plutôt que de crayon et de papier pour le réapprovisionnement des stocks des différents services.

Avantages administratifs
L’utilisation de lecteurs de code à barres et de machines portatives augmentera l’efficacité des services d’approvisionnement et de distribution. L’inventaire et la localisation des stocks seront plus précis, le coût des stocks sera moins élevé grâce à la diminution de ces stocks, et à la réduction des pertes et du coût de possession de fournitures en stock, l’espace d’entreposage sera mieux utilisé, le contrôle et les rapports de gestion seront améliorés, les commandes seront remplies plus vite et de façon plus précise, et la planification et l’équilibrage de la charge de travail seront meilleurs.

Ces changements amélioreront :

• le repérage des fournitures
• le processus de réception
• le contrôle de la qualité
• la collecte initiale
• la gestion des fournitures
• la livraison
• le réapprovisionnement des stocks des services