À l’heure actuelle, au Manitoba, les renseignements sur les personnes qui reçoivent des soins sont répartis dans de nombreux systèmes d’information dans toute la province. Les données démographiques sur les clients sont saisies à nouveau bien des fois et il n’y a pas moyen de faire le lien entre les diverses sources de données cliniques et administratives. Les intervenants du secteur de la santé essaient de surmonter le manque d’uniformité et de compatibilité entre leurs systèmes, ainsi que l’impossibilité de faire la liaison entre les multiples identificateurs locaux se rapportant à une même personne. Pour que la qualité et l’efficacité des services de santé soient aussi bonnes que possible, il faut mettre en place une source unique et exhaustive de renseignements sur les clients.

Le Registre provincial des clients est la source de renseignements démographiques et d’identificateurs de clients la plus à jour. Elle permet d’identifier un client lorsque celui-ci se présente pour recevoir des soins. Le système aide à repérer les dossiers en double et améliore l’appariement des dossiers. Le registre est mis en œuvre par étapes. À l’heure actuelle, il est accessible à certains établissements de soins et à Santé Manitoba. Il servira de base au dossier médical électronique provincial et pan-canadien.

La plupart des systèmes d’information du secteur des soins de santé au Manitoba contiennent le numéro d’identification personnelle du client, mais ceci ne permet pas nécessairement de faire le lien entre les renseignements consignés sur le client dans les divers systèmes, parce que les gens qui reçoivent des soins n’ont pas tous un numéro et parce que ce numéro n’est pas toujours attribué en temps opportun. La plupart des établissements de soins ont leurs propres numéros pour identifier les patients, mais ces numéros ne sont en général pas utilisés en dehors de l’établissement. Il n’y a pas d’autre numéro pouvant être utilisé de façon uniforme pour faire le lien entre les divers dossiers constitués sur un client dans la province.

Composantes
Le Registre provincial des clients se sert des systèmes d’inscription des clients et de l’infrastructure existants. Plutôt que d’imposer la mise à niveau ou le remplacement des systèmes existants, le registre provincial utilise les identificateurs des clients qui sont déjà dans les systèmes, ainsi que les données démographiques associées et les relient entre eux pour présenter une image unique de la personne.

Bénéficiaires
Les fournisseurs de soins de santé

• Ils auront accès aux identificateurs et aux renseignements démographiques les plus à jour.
• Ils n’auront plus besoin de saisir les données démographiques plusieurs fois ou de les mettre à jour.

Les clients

• Ils pourront donner à leurs fournisseurs de soins les renseignements démographiques les plus à jour et ceux-ci seront mis à jour également dans les autres systèmes d’information du secteur des soins de santé.

Avantages administratifs

• Identification juste, rapide et uniforme des clients au sein d’un même organisme et entre les divers organismes
• Amélioration de l’efficacité et de la précision du processus d’inscription
• Réduction des dépenses et des risques de fausse identification.
• Amélioration de la prestation de soins au client
• Réduction des cas de redondance de dossier pour une même personne, ainsi que du nombre de facture rejetées et du travail de suivi nécessaire
• Réduction des coûts irrécouvrables dûs à des renseignements manquants ou incorrects sur l’admissibilité
• Information sur les décès transmise rapidement, ce qui améliore la précision en ce qui concerne l’établissement des rendez-vous et l’efficacité de l’entreposage des dossiers.
• Réduction des coûts associés au courrier retourné

Étapes principales / Dates prévues
Mise en œuvre terminée

• Hôpital général Concordia
• Centre Deer Lodge
• Centre des sciences de la santé
• Centre de santé Riverview
• Registre de l’assurance-santé du Manitoba
• Hôpital général Saint-Boniface
• Hôpital général Victoria

Mise en œuvre prévue pour le printemps 2007

• Action Cancer Manitoba
• Hôpital Grace
• Hôpital général Seven Oaks

Établissements dépendant des offices suivants :

• Office régional de la santé d’Assiniboine
• Office régional de la santé de Brandon
• Office régional de la santé des Parcs
• Burntwood Regional Health Authority
• Office régional de la santé d’Entre-les-Lacs
• NOR-Man Regional Health Authority

Plan de mise en œuvre pour les autres systèmes d’enregistrement

• À confirmer

Fin du projet

• Pas plus tard que mars 2008